1. Verantwortlicher

Andreas Harms
Buschweiher 8
41238 Mönchengladbach
E-Mail: info@klima-protokoll.de

2. Übersicht der Verarbeitungen

klima-protokoll.de ist eine Web-Anwendung für Kälte-, Klima- und Wärmepumpen-Fachbetriebe zur digitalen Erstellung von Inbetriebnahmeprotokollen und Dichtigkeitsprüfungen nach der F-Gase-Verordnung (EU) 2024/573. Im Rahmen der Nutzung werden personenbezogene Daten von Nutzer:innen (Techniker:innen, Admins) sowie von deren Kund:innen (im Rahmen der erstellten Protokolle) verarbeitet.

3. Welche Daten wir verarbeiten

a) Konto- und Nutzungsdaten (Techniker:innen/Admins):

• E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert) zur Anmeldung
• Name, Zertifikatsnummer (Kälteschein), zugeordnete Firma und Rolle (Admin/Techniker)

b) Firmendaten:

• Firmenname, Adresse, USt-IdNr., Firmenlogo

c) Protokolldaten (Kund:innen der Fachbetriebe):

• Kundenname, Anlagenadresse
• Technische Anlagendaten (Anlagentyp, Kältemittel, Füllmengen, Messwerte)
• Fotos der Baustelle/Anlage
• Digitale Unterschriften (Kunde/Betreiber sowie Techniker) als Bilddaten

Diese Daten werden von den Techniker:innen der jeweiligen Fachbetriebe erfasst; wir selbst haben keinen direkten Kontakt zu den Kund:innen der Fachbetriebe.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Konto- und Login-Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung)
• Erstellung und Speicherung der Inbetriebnahme- und Dichtigkeitsprüfungsprotokolle als Nachweisdokumente gegenüber Kund:innen und Behörden (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO – auch zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten nach der F-Gase-Verordnung)
• Reichweitenmessung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung des Angebots) – siehe Abschnitt 7

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

• Supabase Inc. – Datenbank-, Authentifizierungs- und Datei-Speicherung. Serverstandort für diese Anwendung: Frankfurt am Main, Deutschland (EU).
• Vercel Inc. (USA) – Hosting der Web-Anwendung. Vercel kann Daten auch außerhalb der EU verarbeiten; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. eines angemessenen Datenschutzniveaus gemäß Art. 44 ff. DSGVO.
• Hostinger – Domainverwaltung und E-Mail-Weiterleitung.

6. Speicherdauer

Protokolldaten werden für die Dauer aufbewahrt, die sich aus den gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für Kälteanlagen-Nachweise ergibt. Konto-Daten werden gespeichert, solange ein Nutzerkonto besteht, und nach Löschung des Kontos bzw. auf Anfrage gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics)

Diese Website nutzt Vercel Web Analytics zur anonymisierten, cookie-freien Reichweitenmessung. Es werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Profile erstellt; erfasst werden aggregierte Kennzahlen wie Seitenaufrufe. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Analyse und Verbesserung des Angebots.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an info@klima-protokoll.de. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

9. Datensicherheit

Die Verbindung zu dieser Website ist durchgehend TLS-verschlüsselt (SSL). Der Zugriff auf gespeicherte Daten ist über technische Zugriffskontrollen (Row Level Security) strikt auf die jeweils berechtigte Firma und deren Mitarbeitende beschränkt.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Für erneute Besuche gilt die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: September 2026